In een serie van vijf blogs geven we je handvatten voor hoe jij in je organisatie kunt werken aan impact. Waar begin je met jouw bedrijf als je impact wilt maken?

In deze blog sluit ik de reeks af met een methodiek om liefdevol en effectief aandacht te besteden aan exemplarische casuïstiek, en de aanpak en voorwaarden die daaraan verbonden zijn. Het resultaat is een lerende organisatie, die vertrouwen schenkt aan betrokken medewerkers om het verschil te mogen maken waar het ertoe doet.

De paarse krokodil

Je kent ‘m vast: de befaamde reclamespot van de paarse krokodil. Hilarisch, schrijnend en typerend tegelijk. In ons werk komen we, zonder overdrijven, regelmatig vergelijkbare situaties tegen. De ene keer gaat het om sleutelhangers die een collega niet ‘mag’ meenemen voor een speciaal schoolbezoek, en waar onnodig moeilijk over wordt gedaan. Een andere keer lukt het niet om een gemotiveerde en gewaardeerde persoon formeel toestemming te geven een afdeling te komen versterken door het doen van vrijwilligerswerk. En dat na maandenlang proberen. Als buitenstaander kun je hier makkelijk lacherig of verontwaardigd op reageren. Dat begrijp ik, maar het is niet constructief als je systeemplafonds wilt doorbreken. Daarom pleit ik, na wat gemor, voor een andere houding.

Opgelegde regels

Let er maar eens op: schrijnende verhalen van mensen die zijn vastgelopen in een doolhof van regels en procedures. Zo complex dat je er met je gezonde verstand niet bij kunt. Als je deze verhalen hoort klinkt het vaak alsof ze worden veroorzaakt door incapabele medewerkers die niet verder kunnen denken dan hun neus lang is.

Wat eigenlijk ten grondslag ligt aan schrijnende cases is het systeem waarin de medewerkers hun werk moeten doen, de manier waarop de organisatie werkt.

Deze medewerkers hebben vaak een uitvoerende functie onderaan in de hiërarchie. Ze houden zich aan de regels en kaders die aan hen zijn opgelegd en doen dit zo goed als ze kunnen. Als een nieuwe werkwijze erom vraagt van de regels af te wijken of wanneer een persoon niet in het in het gangbare ‘vakje’ past, weten ze zich geen raad en krijg je ‘computer says no’. Dit is uiterst vervelend voor alle betrokkenen want ook voor de medewerker kan het invloed hebben op hoe zinvol deze zijn werk ervaart.

Pleidooi voor liefdevolle casuïstiek

Als je als organisatie impact wilt maken is het belangrijk dat doel leidend te laten zijn en regels en procedures ondersteunend, niet andersom. Een methodiek die kan helpen om schrijnende hobbels te slechten, is de moeite te nemen om ogenschijnlijk futiele incidenten gezamenlijk uit te pluizen. Daarbij is het zaak alle betrokkenen uit te nodigen om samen te onderzoeken hoe je hiervan kunt leren. Alle betrokkenen? Als het lukt is het fantastisch dat iedereen aanwezig is, van baliemedewerker tot directeur. Oprechte aandacht voor exemplarische casussen kan voor grote effecten zorgen in de organisatie.

Ga op tijdreis, stap voor stap alle gebeurtenissen bij langs en met de betrokkenen op zoek naar cruciale momenten waarop het verschil had kunnen worden gemaakt.

Let wel: Zoiets vraagt om een zorgvuldige en liefdevolle (proces)begeleiding.

Niet wijzen naar schuldigen maar met elkaar onderzoeken en uitwisselen. Het kan voor sommigen best spannend hier aan mee te doen. Wees je daar van bewust, zet het gezamenlijke doel centraal en geef het vertrouwen dat deze ‘systeemfouten’ waardevolle lessen zijn om samen nog meer van betekenis te kunnen zijn.

Toepassing

In de praktijk blijkt in zo’n tijdreis vaak dat onduidelijkheid over tegenstrijdige regels en misverstanden over bevoegdheden, vertragend of zelfs blokkerend werken. De conclusie kan zijn dat een procedure zijn beste tijd heeft gehad en kan worden afgeschaft of dat er meer ruimte is dan gedacht. En soms is het zaak uit te spreken dat van een regel afgeweken mag worden omwille van de bedoeling. De doorbraakmethode is een fantastisch voorbeeld om maatwerk in het sociaal domein makkelijk te maken.

Het kan enorm helpen als medewerkers het ‘mandaat’ en meer vrijheid krijgen om naar eigen inzicht beslissingen te nemen.

Saillant detail: dat betekent niet dat ze zich niet hoeven te verantwoorden, het stelt hen in staat om desnoods achteraf om vergiffenis te vragen in plaats van vooraf om permissie te moeten vragen. Zo bevorder je het vertrouwen in mensen en daarmee dat ze meer ondernemend en betekenisvol durven werken.

Eind goed, al goed?

Werken aan impact vraagt om liefde en kost tijd en moeite. Het begint met de oprechte wil om voor anderen van betekenis te willen zijn. Daarnaast: vraagt het vaak om lef en visie om het verschil te willen maken; het vraagt om verduren als het tegenzit; het vraagt om samenwerken en leren hoe het steeds een stuk beter kan gaan, en; het vraagt om mensen vertrouwen te geven ondanks, of juist vanwege, het onzekere pad.

In vijf blogs heb ik beschreven wat het van een organisatie vraagt om aan impact te werken. Hoe je met behulp van tools inzicht kunt krijgen in wat er speelt en hoe je ideeën kunt ontwikkelen voor vervolgstappen. In deze vijfde blog heb ik een middel van de gezamenlijke tijdreis beschreven. En uiteraard, na zo’n sessie ben je er nog niet. Het respectvol uitnodigen van de betrokkenen is ongelooflijk belangrijk voorwerk. Evenals vooraf het akkoord te krijgen om achteraf daadwerkelijk gehoor te geven aan besluiten en aandacht te besteden aan het vervolg. Met andere woorden, het vraagt om praktiseren wat je predikt. Met Bries willen we daarom bijdragen aan een wereld waar heus niet altijd alles goed gaat, maar waar bovenaan de agenda staat: impact maken.

Meer weten?

We denken én doen graag met je mee om een nieuwe handelswijze te implementeren bij jouw organisatie. Bel of mail Alexandra!