Foutvriendelijker worden als organisatie, hoe doe je dat?

Jan Willem Wennekes, 02 maart 2016

Waarom fouten maken goed is voor je organisatie (deel 2)

In het vorige stuk beschreef ik het belang van fouten maken voor je organisatie, aan de hand van een aantal concrete voordelen, zoals leren en ontwikkelen, maar ook innovatie en toevallige verbeteringen. De conclusie was dat een foutvriendelijke cultuur managers en medewerkers helpt om te innoveren, en dat je daarmee je organisatie verder helpt. Maar hoe bewerkstellig je een foutvriendelijke cultuur in je organisatie? Hoe zorg je dat je meer fouten mag maken?

Foutvriendelijkheid 

Deze term beschrijft systemen die een verzwakking voor lief nemen om veerkrachtiger te zijn. Zo is een portemonnee bijvoorbeeld redelijk foutvriendelijk: bij verlies ervan, ben je al je pasjes, kaarten en (rij)bewijzen kwijt. Maar omdat dat risico acceptabel is, neem je dat voor lief. Een kerncentrale is juist een foutonvriendelijk systeem: daar mag geen enkel ding misgaan. De term robuust zou je ook kunnen gebruiken, al wekt die meer de indruk van een heel sterk systeem dat wel tegen een stootje kan, in tegenstelling tot een flexibel systeem, dat stootjes als het ware absorbeert. Het begrip antifragiel, van Nassim Taleb, gaat nog een stapje verder: dat gaat over (grotere) systemen die juist baat hebben bij stress: de kerncentrale waar toch iets misgaat, zorgt er uiteindelijk voor dat het internationale alarmysteem voor kerncentrales beter wordt.

Taboe-cultuur

Laten we eerst eens kijken naar de tegenovergestelde situatie: wat als je organisatie níet foutvriendelijk is? Volgens Professor Michael Frese, die onderzoek doet naar de effecten van fouten maken, is een taboe-cultuur rondom fouten slecht voor een organisatie. Zo’n cultuur remt aantoonbaar de creativiteit en innovatiegerichtheid van mensen. (Cultuur is natuurlijk een breed begrip. In dit stuk doel ik niet alleen op omgangsvormen, waarden en sfeer, maar ook de structuur van de organisatie, en de onderlinge verhoudingen. In hoeverre er gestuurd of ontstuurd wordt binnen de organisatie.)

Medewerkers durven projecten niet meer aan te pakken, omdat ze te bang zijn om fouten te maken en daarop afgerekend te worden. Het mijden van risico’s maakt dat er minder innovatie kan plaatsvinden, en dat iedereen vooral de geijkte (veilige) paden zal bewandelen. Het werkt ook een cultuur van verbloemen en liegen in de hand: mensen willen hun fouten verbergen, omdat er een straf op staat. Terwijl openlijk falen juist een voorwaarde is om te leren, beter te worden en te innoveren.

TaboeHet advies van Frese? Stimuleer mensen om – in ongevaarlijke situaties – meer aan te rommelen, om dingen te proberen. Ofwel: nodig ze uit om meer fouten te maken. Dit geldt natuurlijk net zo goed voor mensen binnen grote organisaties, als zelfstandigen of kleine ondernemingen.

Foutvriendelijkheid in 4 acties

Als we kijken naar leren, dan kunnen we twee belangrijke factoren onderscheiden: de persoon die leert, en de omgeving waarin hij of zij dat doet. Hier wil ik vooral stilstaan bij het tweede: de cultuur van de organisatie. Een foutvriendelijke cultuur helpt je om je sneller te ontwikkelen, een lerende organisatie te vormen. Wat zijn de dingen die je zelf kunt oppakken in jouw organisatie, om hier ruimte voor te maken? Hier zijn vier elkaar versterkende acties die je kunt ondernemen, om van een afrekencultuur om te schakelen naar een foutvriendelijke cultuur:

4 acties voor foutvriendelijkheid

Openheid en tolerantie

Wees open over het maken van fouten, en laat zien dat het mag binnen je organisatie. Een van de belangrijkste aanbevelingen van Frese is: accepteer dat er fouten gemaakt worden. Als je met vernieuwing bezig bent, is het vanzelfsprekend dat er dingen mis gaan. En wees vervolgens eerlijk in je communicatie over misstappen. Het blijkt dat juist de openheid en tolerantie een grote rol spelen bij het nemen van verantwoordelijkheid. Mensen durven meer verantwoordelijkheden te nemen, als er een cultuur is, waarin fouOpenheidten worden toegegeven én worden toegestaan. Dit vertaalt zich vervolgens naar een verbetering in de prestaties van diezelfde mensen. Conclusie: mensen leren van het maken van fouten, en worden beter in wat ze doen, als het mag mislukken.

Wat kun je concreet doen? Vertel zelf over fouten die je gemaakt hebt. Een goed voorbeeld doet volgen. Je laat zien dat het normaal en menselijk is om fouten te maken. En sta zelf open voor de fouten van anderen, reken collega’s er niet direct op af als iets mis gaat. Vooral als je een leidinggevende functie hebt kun je hiermee goede resultaten boeken. Zo kun je een begin maken met een tolerante en open cultuur.

Positieve feedback

Een volgend aspect wat kan helpen om foutvriendelijkheid te vergroten is positieve feedback. Elkaar regelmatig terugkoppeling geven om elkaar op verbeteringen te wijzen, op een vriendelijke en constructieve manier. Dit is niet voor iedereen zo makkelijk als het lijkt. Deze manier van feedback geven, betekent geenszins dat je alleen maar positieve dingen benoemt. Maar het is wel belangrijk dat je met respect en waardering omgaat met elkaar. Feedback geven op basis van gelijkwaardigheid, om elkaar verder te helpen en beter te worden.

Positieve FeedbackWat kun je zelf doen? Vraag allereerst zelf collega’s om feedback op jou te geven. Doe je best er goed en redelijk naar te luisteren, zonder je direct aangevallen te voelen. Door aan je fouten te werken wordt je immers een betere ondernemer (of je nou medewerker of manager bent, ondernemersvaardigheden heb je tegenwoordig nodig). Oefen in het geven van positieve feedback, het is namelijk een vaardigheid die je kunt trainen. (Bries kan daarbij helpen, neem contact op als je meer wilt weten).

Tip: in dit overzichtelijke artikel meer uitleg over het geven van positieve feedback.

Denk in kansen

Draai het om: kijk in plaats van naar wat er misgaat, naar wat er beter kan. Denk in kansen en mogelijkheden, in plaats van problemen en mislukkingen. Van “ja maar” naar “ja en”, zoals ze bij omdenken zo mooi zeggen. Elke fout is een aanleiding om een proces of product beter te maken dan het was. Gebruik zo’n kans als een gelegenheid om (gezamenlijk) te leren. Als een organisatie teveel focust op fouten, kan dat demotiverend werken. Mensen worden bang om fouten toe te geven, en gaan risico’s mijden.

Door vooral te kijken naar wat er beter kan, naast wat er al goed gaat, ontstaat een prettigere cultuur. De boodschap die je geeft is: het gaat best goed, maar deze aspecten kunnen nog beter. Dit is een stuk positiever en geeft ook (zelf)vertrouwen. Hierdoor zijn mensen vaak gemotiveerder om (kleine) verbeteringen door te voeren. Het denken in kansen is concreet toe te passen bij het vorige punt, het geven van positieve feedback.

GroeimindsetDie houding wordt ook wel een groeimindset genoemd. Met een groeimindset geloof je dat je iets kunt bereiken door moeite te doen, en dat talenten niet (alleen maar) aangeboren zijn. Het is het idee, dat talenten en vermogens te ontwikkelen zijn door passie, opleiding en volhouden. Wie op deze manier geloof uitstraalt in de ontwikkelbaarheid van mensen zorgt voor een veilige organisatie waarin mensen durven om dingen uit te proberen en te leren. Daarmee kun je ook innovatiever zijn als organisatie dan een club waarin angst regeert.

Probeer bij dingen die anders gaan dan je had gewild, altijd naar je eigen aandeel te kijken (in plaats van naar externe factoren te wijzen, zoals tijd, gereedschap of het weer). Wat kun je van deze situatie leren? Wat had je zelf anders kunnen doen?

Uitproberen

Koester een cultuur van experimenteren. Beloon anderen als ze iets nieuws uitproberen, of als ze een keer een andere weg in slaan. Dit hoeft niet meteen groots aangepakt te worden. (Zo is het schrijven van langere blogs voor mij nu een experiment.) Tijdens het uitproberen kun je kleine variaties aanpassen. (Langere of kortere varianten schrijven. Of de blogs opdelen in stukken om te kijken hoe lezers daarop reageren.) En vergeet niet om te evalueren. (Meten hoeveel lezers er zijn en waarop reacties komen).

Beloon experimentenLaat zien dat je zelf nieuwe dingen probeert. Deel je ervaringen erover met anderen. En in lijn met openheid en tolerantie, vertel het ook als het niet goed gaat.

Dat het OK is om fouten te maken is niet voor elke organisatie of vakgebied vanzelfsprekend. Daarom is het van belang dat je binnen je organisatie een veilige omgeving creëert. Zo kunnen mensen zonder al teveel risico dingen uitproberen. Zo kunnen chirurgen in het UMCG bijvoorbeeld eerst met een serious game oefenen om nieuwe vaardigheden te verkrijgen. We willen als samenleving dat artsen zich vernieuwen, dus ook in een ziekenhuis moet ruimte zijn voor het maken van fouten. Maar dat doe je liever niet op levende patiënten. Hetzelfde geldt voor een F16 piloot die in een trainingssimulator leert te vliegen, voordat hij een echte F16 de lucht in neemt.

Ga zelf eens na waar je binnen je organisatie een dergelijke veilige speeltuin kunt ontwikkelen. Dat hoeft natuurlijk niet direct een dure simulator te worden, maar kan ook iets eenvoudigs zijn, zoals een oefen-workshop voor eigen mensen.

Overleven

Er zijn dus vier concrete dingen die je kunt doen, als medewerker of manager, om je organisatie foutvriendelijker te maken. Je kunt openheid en tolerantie stimuleren, accepteren dat er fouten worden gemaakt. Elkaar op een constructieve manier van feedback voorzien, zodat mislukkingen leiden tot verbeteringen. Proberen om een groeimindset te stimuleren en dus meer te denken in kansen, in plaats van in termen van problemen. En tot slot: een cultuur van uitproberen en testen stimuleren, zodat innovatie meer ruimte krijgt.

OverlevenIn het snel veranderende ‘ecosysteem’ waar organisaties tegenwoordig in moeten overleven, is het van cruciaal belang dat je innoveert. De toekomst is aan organisaties die zich steeds opnieuw aanpassen, waarbij ontwikkeling onderdeel is van de dagelijkse gang van zaken. Bij het proberen van nieuwe dingen hoort automatisch het maken van fouten. Ze kunnen zelfs een wegwijzer vormen voor vernieuwing.

Als je wilt dat jouw organisatie toekomstbestendig wordt, werk dan in ieder geval aan een foutvriendelijke cultuur. Foutvriendelijker worden als organisatie is eigenlijk als volgt samen te vatten: creëer een veilige en vertrouwde omgeving waarin ruimte en toestemming is voor spel, experimenteren en bovenal: falen. Zo zorg je voor de juiste context, waarin iedereen steeds opnieuw kan leren.

Het vervolg op dit stuk gaat over effectuation, en hoe je deze ondernemersmethodiek kunt toepassen om innovatie binnen je eigen organisatie op gang te krijgen: Intern innoveren met effectuation.

Wil je op de hoogte blijven van nieuwe blogs? Volg ons dan op twitter.

Maak contact

Zin om af te spreken? We leren graag nieuwe mensen kennen en zijn benieuwd naar jouw verhaal en je plannen.

Neem contact op

Nieuwsbrief

Benieuwd naar wat we vinden, organiseren en meemaken?
We houden je graag op de hoogte via onze nieuwsbrief.

Meld je aan